Social-economic

Stiri care ne privesc pe toti

Arhivarea documentelor în 2016 – cum și cât păstrezi actele firmei

Începând de la 1 ianuarie, regulile privind arhivarea documentelor au fost modificate printr-un ordin al Ministerului Finanțelor Publice (MFP). Printre schimbările apărute se numără posibilitatea de a păstra arhiva documentelor financiar-contabile pe suport electronic, iar lista care cuprinde tipurile de acte ce trebuie păstrate timp de 5 ani a fost completată.
pub Incepe-ti propria afacere! Ia un imprumut saptamanal sau lunar cu sume intre 500 si 10.000 de lei!

Normele privind arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se regăsesc în Secțiunea C din Normele Generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.
Conform acestora, persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1)-(4) din Legea nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sunt obligate să păstreze un anumit număr de ani o serie de documente financiar-contabile. De asemenea, persoanele care desfășoară activități specifice anumitor domenii de activitate pentru care legislația aplicabilă prevede folosirea și a altor documente, aplică în mod corespunzător și reglementările specifice.
Cu alte cuvinte, societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice au obligația să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, precum și documentele justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Alături de acestea, mai au această obligație și:
instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute la alin. (1) şi (2) – menționate anterior-, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil .
Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile prevăd că documentele financiar-contabile se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.
Concret, documentele justificative, registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile se păstrează la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.

Arhiva de hârtie nu mai este obligatorie începând din acest an
Începând din prima zi a lui 2016, documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic. Potrivit reglementările incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, documentele se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Totuși, există și o condiție: ca ele să poate fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control.