Administratorii firmelor care utilizează aparate de marcat electronice fiscale trebuie să fie atenți la o obligație fiscală care, de multe ori, este trecută cu vederea. Chiar dacă într-o anumită perioadă nu sunt înregistrate încasări și casa de marcat nu este utilizată, legea impune, în anumite situații, transmiterea unei declarații către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF).
Potrivit reglementărilor în vigoare, dacă un aparat de marcat electronic fiscal nu este utilizat pe parcursul unei luni calendaristice întregi, operatorul economic are obligația de a transmite formularul F4109 – Declarație privind aparatele de marcat electronice fiscale care nu au fost utilizate.
Documentul trebuie depus până la data de 20 a lunii următoare celei în care casa de marcat nu a fost folosită deloc. Nerespectarea acestei obligații poate constitui contravenție și poate atrage sancțiuni cuprinse între 8.000 și 10.000 de lei, potrivit legislației privind utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale.
Este important de precizat că obligația apare doar în situația în care aparatul fiscal nu este utilizat pe întreaga durată a unei luni calendaristice. Dacă în cursul lunii este emis cel puțin un bon fiscal și este realizată închiderea zilnică prin emiterea raportului Z, formularul F4109 nu mai trebuie transmis pentru acea perioadă.
Specialiștii în fiscalitate recomandă operatorilor economici să verifice periodic dacă aparatele de marcat au fost utilizate și dacă există obligația depunerii declarației, pentru a evita sancțiunile aplicate în cazul controalelor fiscale.
Transmiterea formularului F4109 se realizează electronic, prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV), iar respectarea termenului de depunere este responsabilitatea operatorului economic.