Am primit urmatorul comunicat de presa din partea Partidului National Liberal Giurgiu. Cum probabil a fost mai usor sa ii faca o poza si sa il transmita scanat decat in formar editabil sa il putem prelua si noi corect, il publicam exact asa cum l-am receptionat!
Funcţia purtătorului de cuvânt în cadrul unei instituţii publice este esenţială, întrucât acesta îndeplineşte rolul de reprezentare publică a instituţiei, în calitate de interfaţă comunicaţională care emite şi, deopotrivă, recepţionează mesaje (schimb informaţional) între instituţie şi opinia publică prin mijlocirea instituţiilor de presă. În această calitate, purtătorul de cuvânt gestionează procesele de comunicare prin care:
– opinia publică este informată din oficiu sau din proprie iniţiativă cu privire la activitatea, rolul şi atribuţiile instituţiei;
– se furnizează jurnaliştilor, la cerere, în conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public şi ale Hotărârii de Guvern nr. 123/2002 privind normele de aplicare a Legii nr. 544/2001, în mod transparent şi nediscriminatoriu, informaţii despre activitatea curentă a instituţiei;
– contribuie la gestionarea situaţiilor de criză;
– se urmăreşte îmbunătăţirea continuă a imaginii publice a instituţiei, întărirea încrederii opiniei publice în corectitudinea activităţii instituţiei în raport cu importanţa socială a acesteia;
– sunt informaţi prompt, corect şi complet factorii de decizie ai instituţiei în legătură cu semnalele critice primite prin intermediul mass-media;
Având în vedere aceste responsabilităţi, purtătorul de cuvânt se subordonează direct şi nemijlocit conducătorului instituţiei.
Declaraţiile purtătorului de cuvânt, mai ales în cadru public, reprezintă punctul de vedere oficial al instituţiei. De aici decurge un aspect deosebit de important: orice greşeală, voluntară sau involuntară, a purtătorului de cuvânt în relaţia cu mass media, poate deveni oricând publică, cu potenţial de prejudiciere a imaginii instituţiei.
Purtătorul de cuvânt trebuie:
· să cunoască foarte bine modul de organizare şi funcţionare a instituţiei pe care o reprezintă, activitatea şi specificul fiecărui compartiment din instituţie;
· să aibă capacitatea şi capabilitatea de a prezenta de o manieră accesibilă informaţiile despre activitatea instituţiei, să aibă capacitatea de a „traduce” pe înţelesul tuturor limbajul tehnic, juridic sau/şi jargonul profesional specific domeniului de activitate;
· să poată înţelege şi, uneori, anticipa care sunt aşteptările reprezentanţilor mass-media şi care pot fi consecinţele declaraţiilor date, astfel încât să îşi structureze eficient răspunsurile;
· să răspundă corect, complet, cu siguranţă şi fermitate la întrebările reprezentanţilor mass-media, fapt ce presupune o temeinică documentare şi stăpânire a domeniului de activitate a instituţiei (o informaţie eronată sau incompletă este de natură să dea naştere unui sentiment de frustrare şi ostilitate printre jurnalişti care poate avea ca efect crearea unei opinii publice negative. Un ton ezitant sau răspunsuri evazive pot permite exploatarea speculativă, deformată şi chiar tendenţioasă a mesajului.);
· să se abţină de la reacţii de tipul no comment. În cazul în care purtătorul de cuvânt nu deţine toate informaţiile pentru a formula un răspuns la o întrebare, mult mai potrivit este să recunoască sincer acest lucru, cu precizarea imediată că în cel mai scurt timp se va documenta şi va oferi răspunsul dorit; totodată, dacă nu se poate răspunde în mod obiectiv la o întrebare, existând în acest sens o interdicţie legală imperativă este recomandat să explice faptul că nu are dreptul să răspundă la întrebarea respectivă şi să facă trimitere la textele de lege care interzic formularea unui răspuns public;
· să nu intre în polemică cu jurnaliştii, să-şi păstreze echilibrul, calmul, atenţia, răbdarea şi disponibilitatea şi să nu se arate „deranjat” de unele întrebări oricât de dificile, eronate, tendenţioase sau inconfortabile s-ar dovedi acestea;
· să coordoneze activitatea de realizare a dosarelor (kiturilor) de presă, a comunicatelor, declaraţiilor de presă, a tuturor materialelor destinate presei, emise de instituţie;
· să „treacă de sticla” televizorului, să nu aibă defecte de vorbire, să fie o prezenţă agreabilă care inspiră încredere, echilibru şi calm, să acorde atenţie propriei imagini (vestimentaţie, accesorii, coafură etc.), ţinând cont de faptul că, psihologic, receptorul este tentat să echivaleze imaginea proprie a purtătorului de cuvânt cu imaginea instituţiei pe care o reprezintă, să aibă o voce plăcută (să nu „zgârie cu vocea difuzoarele”), intonaţie echilibrată şi dicţie clară, să-şi controleze mimica şi gestica – puse în slujba sublinierii ideilor din mesajele transmise – să aibă prezenţă de spirit, să-şi stăpânească tracul şi să ştie să creeze o relaţie de bună colaborare, în mod egal, cu toţi reprezentanţii instituţiilor mass media;
· să manifeste disponibilitatea de a furniza reprezentanţilor mass media informaţiile de actualitate solicitate, chiar şi în afara orelor de program. În egală măsură trebuie să aibă capacitatea de a imprima relaţiei cu aceştia un caracter responsabil şi de respect personal care să limiteze tendinţa de a fi solicitat în afara orelor de program pentru a furniza informaţii ce nu presupun urgenţă sau care pot fi obţinute prin simpla consultare a site-ului oficial al instituţiei, date statistice sau informaţii care necesită o documentare laborioasă, ce nu poate fi realizată fără sprijinul departamentelor de specialitate din instituţie. Este recomandat ca în discuţiile cu reprezentanţii mass-media, aceştia să fie îndrumaţi ca astfel de solicitări să fie transmise pe e-mail, urmând să fie soluţionate în regim de urgenţă în cadrul orelor de program ale zilei următoare. O ştire bazată pe zvonuri sau supoziţii, care apare din cauza imposibilităţii contactării purtătorului de cuvânt sau pentru că acesta refuză să-şi exprime opinia pe motiv că „este în afara programului de lucru” va avea un ecou negativ în percepţia opiniei publice. Chiar dacă purtătorul de cuvânt va transmite ulterior un „drept la replică” sau precizări, acestea, de obicei, trec neobservate întrucât receptorul, „beneficiarul” informaţiei şi-a format deja o opinie şi nu acceptă să fie contrazis. Purtătorul de cuvânt este obligat să ţină seama de realitatea faptului că prima impresie contează, doar informaţia primară este remanentă în memorie şi modelează convingerile receptorului. De aceea, este important să furnizeze informaţia atunci când e solicitată, dacă este în legătură cu un eveniment de actualitate.